Как «не захлебнуться» в океане писем. Оптимизируем работу с почтой. Часть 2

Дата публикации
26.06.2017

На прошлой неделе мы затронули тему того, как не стать рабом собственной почты и умело управлять ею. Сегодня продолжим, акцентируя внимание на основы тайм менеджмента, а также хитрости работы с популярными почтовыми системами. 

Расставляйте приоритеты

Электронная почта, словно магнит, отвлекает внимание. А писем настолько много, что порой, не знаешь, с какого начать. Начав с самого простого отвлекаешься и стопоришь процесс продуктивной работы. Знакома такая ситуация? Исправить ее поможет метод приоритизации, придуманный еще главным хирургом Наполеона. Работая в госпитале, оптимизируя свою работу, он придумал распределять всех поступивших пациентов на три категории:

1. Не подающий надежды;
2. Требующий немедленной реакции;
3. Вероятнее всего, пойдет на поправку.

Немедленная работа начиналась с категорией №2. Третью категорию отпускали домой с перечнем необходимых действий, которые способствовали выздоровлению. Первой категории предоставляли обезболивающие препараты и предоставляли максимальный комфорт.

Используйте данный принцип для расстановки приоритетов входящей почты. Письма, требующие срочного реагирования — следует рассматривать в первую очередь, а не перспективные — отправлять в специальную папку для последующего удаления в дни профилактики.

 Чередуйте активность

Люди — не роботы, поэтому фазы максимальной концентрации и «упрощенного режима» нужно чередовать. Уже за несколько дней будут заметны первые результаты. Так, например, 90 минут внимательной работой над изучением документов или стрессовую работу по ответу на претензию клиента можно чередовать с 15-минутным отдыхом.

Если каждая минута на счету, то после усиленно-стрессовой работы, давайте 60 минут на чистку почты, удаление старых ненужных писем, либо на настройку своей рабочей почты. Об этом сейчас и поговорим.

Три лайфхака с почтой Gmail

1. Отвечая на сообщения, часто приходится писать одни и те же адреса сайтов, телефонов и прочей информации. Чтобы не тратить время на их набор или поиск, а также исключить вероятность ошибки, в самой «продвинутой» почты на сегодняшний день есть удобная функция — «Быстрые ссылки». В память этой функции можно «набросать» ту информацию, которую часто приходится копировать и использовать для ответов. Как установить? Заходим в настройки почты в раздел «Лаборатория», в поиск вводим «Быстрые ссылки». 

Читайте также: Расширение функционала по работе с подписчиками в системе SendExpert


 

2. Возможность остановить отправку.

Наверное, только у Gmail есть такая функция, и, кстати, ее можно донастроить. 

3. Используйте горячие клавиши и придумывайте свои.

Все, кто работают в иллюстративными программами знают, что сочетания клавиш — 50% успеха и результата работы с макетом. Почтовые системы также имеют свои быстрые клавиши, которые освобождают для вас драгоценные минуты.

Создать новое письмо — «с»

Отправить созданное сообщение «Ctrl» + «Enter».

Ответить на сообщение — «r».

Удалить сообщение — «#».

Пометить в качестве важного — «+» или «=».

Открыть предыдущий/следующий список (страницу)  писем  – «~» / «`».

Открыть предыдущее письмо — «p» / «n».

Освежить память по быстрым клавишам — «?».

Включить работу быстрых клавиш необходимо в настройках почты.

Если у Вас возникла необходимость «навести порядок» в email-маркетинге, обращайтесь к специалистам SendExpert по телефонам +38 (044) 499-97-79, +38 (063) 640-22-13 или в онлайн-чат. 

Читайте также

Подпишитесь на дайджест по email-маркетингу!